8 Schritte für erfolgreiche Zukunftsprojekte

Zukunftsprojekte
Egal, ob es sich um ein Digitalisierungsprojekt, Prozessverbesserungen oder die Entwicklung von neuen Produkten handelt: Zukunft zu gestalten macht Spaß, vermittelt Sinn, setzt positive Energien frei – und sichert langfristig den Erfolg des Unternehmens.

Neues ausprobieren und nicht locker lassen

Was es braucht fürs Gelingen ist ein offener Geist, eine Kultur, in der miteinander neu gelernt und kreativ gestaltet wird sowie konsequentes „am Ball“ bleiben – bis die Lösung erreicht ist. Immer wieder Neues ausprobieren und nicht locker lassen.
Mit diesen 8 Schritten erreichen Sie sicher Ihre Ziele.

#1 In den Gestaltungs-Modus wechseln

Aufgabenberge und volle Terminkalender, noch verstärkt durch negative Emotionen wie Ärger, Angst und Frustration erzeugen negativen Stress. Dann ist das Wahrnehmungsfeld eingeschränkt und die Aufmerksamkeit – und damit die Energie – rein auf die Bewältigung des akuten, operativen Alltags konzentriert. Denken außerhalb der gewohnten Reiz-Reaktionsmuster ist schlicht nicht möglich. Deshalb sind die Lösungsansätze in Stresssituationen zwangsläufig begrenzt auf Altbekanntes.

Um Neues zu gestalten und tragfähige Lösungsansätze für die Zukunft zu entwickeln brauchen Menschen – ganz gleich welcher Ebene – einen weiten, freien Fokus im Denken, Offenheit für neue Perspektiven und Kreativität. Die emotionalen Status, die für diese Denkleistung Voraussetzung sind, sind Freude, Spaß, sich akzeptiert fühlen, Neugierde und Vertrauen. Abteilungs-Egoismen und Konkurrenzdenken sind absolut schädlich.

Schaffen Sie deshalb im Team eine Atmosphäre der gegenseitigen Akzeptanz, Wertschätzung und guten Stimmung. Nur so werden gegenseitiges Zuhören, Kreativität sowie voneinander Lernen möglich – um bereichsübergreifend gemeinsam gute Lösungen zu erdenken. Insbesondere bei Kreativsitzungen wechseln Sie vorher ganz bewusst in den Gestaltungsmodus.

Licht und Schatten

#2 Ressourcen für Zukunftsthemen reservieren

Zukunftsinitiativen und strategische Projekte brauchen Ressourcen. Hierfür konsequent Zeit und Personalkapazitäten zu reservieren, ist wichtig.

  • Feste Termine auf Management-Ebene und in interdisziplinärer Zusammensetzung bilden den organisatorischen Rahmen für kontinuierliche Optimierungen und Zukunftsarbeit.
  • Projekte zur Prozessverbesserungen im operativen Bereich bewirken, dass das Tagesgeschäft störungsfreier läuft und möglichst wenig Aufwand erzeugt: Weg vom „Feuerlöschen“. Dadurch gewinnen Sie Zeit und Energie für innovative Zukunfts-Initiativen.

Und denken Sie auch ans Budget. Die gute Nachricht: Unternehmen, die über Jahre hinweg stark wachsen, investieren mehr als doppelt so viel Geld in Zukunfts-Themen als stagnierende Unternehmen (5,6 Mio € Investitionen gegenüber nur 2,67 Mio €, Quelle: KfW Mittelstandspanel 2006-2014).

#3 Weniger ist mehr – Prioritäten setzen

Nach wie vor werden in Unternehmen zu viele strategische Projekte parallel gestartet. Meist sind in diesen Projekten dieselben, knappen Spezialisten erforderlich: IT-Abteilung, Softwareentwickler und Entwicklungsteams sind hierfür die typischen Kandidaten. Daher kommt es zwangsläufig zu einem Konkurrieren um die Ressourcen und in der Folge zur Verzögerungen in allen Projekten.

Weniger ist deshalb mehr: Setzen Sie klare Prioritäten im Projektportfolio und arbeiten Sie die Projekte gestaffelt nach dieser Reihenfolge ab. Sie vermeiden dadurch schädliches Multitasking in Ihren Engpass-Teams und kommen insgesamt schneller voran.

Prioritäten setzen

#4 Die Kraft der Ziele – Kernpunkt der Projektkommunikation und Evaluation

Ziele schriftlich zu formulieren und regelmäßig zu kommunizieren gibt Fokus und orientiert alle Beteiligten. Ziele sind dann am wirkungsvollsten, wenn sie spezifisch formuliert und messbar sind. Dies gilt auch für Innovationsprojekte, die einen hohen Forschungs- und Testcharakter haben. Es kann z.B. formuliert werden:

  • „Ziel ist, ein Produktionsverfahren zu entwickeln, dass mindestens 20% weniger Rohstoffe benötigt / Kosten spart…“
  • oder mit Fokus auf den Kundennutzen „Ziel ist, ein Produkt zu entwickeln, dass es Kunden ermöglicht, x% Energiekosten zu senken / y% Zeit zu sparen im Einkaufsprozess“ etc.

Entscheidend für die Kraft der Zielsetzung ist die regelmäßige Evaluation. Fortschritt und (Zwischen-) Ergebnisse werden anhand der formulierten Ziele bewertet und neue Maßnahmen und Kurskorrekturen vereinbart.

#5 Die Umsetzung strukturieren und planen

Komplexe Themen lassen sich deutlich leichter angehen, wenn sie strukturiert und die nächsten Schritte konkret geplant sind.

Den Gesamtzusammenhang zu visualisieren, mit definierten Schritten und Aufgaben, schafft Klarheit, Fokus und Motivation für die Umsetzung. Hier arbeiten Projektleitung und -team eng zusammen. Um schneller voran zu kommen, nutzen Sie einen Best-Practice-Leitfaden zu Ihrem Thema oder lassen Sie sich von einem Experten beraten.

Projektstrukturbaum

#6 Hindernisse antizipieren

Studien zeigen, wenn Hindernisse auf dem Weg zu einem Ziel früh erkannt, genau beschrieben und konkrete Maßnahmen zur Lösung geplant werden, steigt die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung signifikant. Klären Sie im Projektteam deshalb frühzeitig die Fragen:

  • Welche Hindernisse – extern, intern, technischer Natur etc. – können auftreten?
  • Was tun wir, wenn xy eintritt?
  • Wie können wir xy vermeiden / umgehen?

#7 Management-Attention

Der größte Erfolgsfaktor für das Gelingen von strategischen Projekten ist die Aufmerksamkeit des Managements: Ist das Führungsteam „on board“, entscheidet rechtzeitig und unterstützt zeitnah und pragmatisch, stehen die Chancen sehr gut.

Leider ist diese „Management Attention“ oft auch der Engpass im Unternehmen. Führungskräfte sind in viele Themen involviert und als Mentor, Lösungscoach und Entscheider gefragt. Wichtig ist, nur eine oder wenige strategische Initiativen gleichzeitig zu betreiben (siehe „Weniger ist Mehr“).

Das reduziert Multitasking im Führungsbereich. Daneben hilft ein Projektdashboard, kritische Themen und Aufgaben sofort zu erkennen.

#8 Führung gegenwärtig halten und kontinuierlich umsetzen

Meist geraten Vorhaben ins Stocken, wenn nach den ersten positiven Ergebnissen die schwierigeren Themen gelöst werden müssen und unklar ist, wie genau es weitergeht. Dieses Risiko einschließlich des damit verbundenen Motivationstiefs lässt sich durch kontinuierliche Orientierung vermeiden:

  • Was ist geschafft? Was kommt jetzt dran?
  • Was ist unklar? Wie können wir es lösen?
  • und wichtig: Wer macht was bis wann?

Mit agilen, auf Teamarbeit ausgelegten Tools organisieren Projektleiter und Teams die gemeinsame Arbeit und führen Projektmeetings einfach und effektiv.

Kanban Board




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Über den Autor Kerstin Zulechner
Kerstin Zulechner

leitet und gestaltet Projekte mit Blick für das Wesentliche. Organisationen verstehen und entwickeln? „Leidenschaftlich gern!“ Sie konzipiert fundiert als auch emotional verbindend.

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