Entwicklungsprojekte erfolgreich managen – Teil 1

Unternehmen mit eigener Produktentwicklung haben besondere Herausforderungen in der Projektbearbeitung: die Vorhaben sind meist komplex, es laufen mehrere Projekte gleichzeitig und die Ressourcen in der Entwicklungsabteilung sind begrenzt.

Der lange Weg zum Projektauftrag

Viele Anbieter von Sonderlösungen mit Konstruktions- oder Entwicklungsanteil, zum Beispiel im Bereich Sondermaschinenbau oder Elektronik, kennen diese Situation: Schon der Weg bis zum Auftrag ist lang und erfordert viel technische Expertise.
Ein Beispiel: Die Vertriebsmitarbeiterin Frau Klaus hat bereits einige Abstimmungs- und Verhandlungsrunden zu Spezifikationen, Lastenheft, Must haves usw. mit dem Kunden hinter sich. Zur Abstimmung von technischen Details hat sie im letzten Gespräch Herrn Zwicker, einen Projektleiter aus der Entwicklungsabteilung, mit eingebunden. Dabei sind – wie eigentlich immer – neue Herausforderungen aufgetaucht, deren Aufwände jetzt von Herrn Zwicker entwicklungsseitig noch einmal mit verschiedenen Experten zu klären sind. Gerne hätte Frau Klaus Herrn Zwicker auch schon eher eingebunden, aber die Ressourcen in der Entwicklungsabteilung sind knapp und laufende Projekte gehen meist vor. Es ist für Frau Klaus schwer, die volle Konzentration der Entwicklungsabteilung für Kundenprojekte zu gewinnen, die noch in der Anbahnung sind. Nach Klärung der anscheinend letzten technischen Details und deren Aufwänden – auch auf der Kundenseite haben sich noch einmal Prioritäten in den Anforderungen verschoben – und der abschließenden Vertragsverhandlung ist der Auftrag nun endlich im Haus. Natürlich mit einem anspruchsvollen Terminplan, man hat ja in der Vorbereitungsphase schon Zeit verloren…

Engpass Entwicklung und Konstruktion

Mit der Übergabe des Projekts in die Entwicklung sollte jetzt aber alles glatt laufen – tut es aber leider nicht. Die Entwicklungsabteilung scheint überlastet. Viele Kundenaufträge laufen gleichzeitig und zusätzlich werden Ressourcen für das Tagesgeschäft und eigene Entwicklungen gebraucht. Die Projekte konkurrieren um die knappen Entwicklungs-Ressourcen und die ersten Verzögerungen lassen nicht lange auf sich warten. Natürlich verzögern jetzt noch auftauchende Unklarheiten in den Spezifikationen das Projekt weiter. Anstatt sich um neue Kunden zu kümmern, bemüht sich Frau Klaus gemeinsam mit der Entwicklung um Klärungen auf der Kundenseite… Eine stressvolle und unbefriedigende Situation für alle Seiten, die viel der ohnehin knappen Kapazitäten schluckt.

Teufelskreis Multitasking

Dieses Szenario ist typisch für Kundenprojekte mit hohen Entwicklungsanteilen. Die Konstruktions- oder Entwicklungsabteilung ist häufig der Engpass im Projektgeschäft.

  • Meist gibt es zu wenig Ressourcen für die vielen Vorhaben – ob Kundenaufträge oder eigene Projekte. Das führt zu schädlichem Multitasking insbesondere der Spezialisten und damit zwangsläufig zu Verzögerungen.

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  • Eine nicht ausreichende Verfügbarkeit von technischer Expertise während der Auftragsklärungsphase führt zu unvollständigen Spezifikationen und nicht erkannten (technischen) Risiken – auch bei scheinbaren „Standardprojekten“. Dies kostet hinterher viel Entwicklungs- und Abstimmungszeit extra. Diese Zeit fehlt wiederum insbesondere bei den technisch versierten Entwicklungsressourcen, um sich um zukünftige Aufträge angemessen zu kümmern. Ein Teufelskreis.

teufelskreis

  • Hinzu kommt: Entwicklungsressourcen lassen sich meist nicht schnell aufbauen. Gute Mitarbeiter mit entsprechender Erfahrung sind schwer zu bekommen und benötigen häufig lange Einarbeitungszeiten. Mit freien Mitarbeitern Auslastungsspitzen abzufangen kann eine Option sein – wenn sich die Einarbeitungszeit begrenzen lässt und es wirtschaftlich darstellbar ist.

Projektmanagement-Prozess optimieren

Was tun? Agile Entwicklungsmethoden wie z.B. SCRUM bieten in Teilbereichen Lösungen, wenn es z.B. um das Managen von Funktionsanforderungen in der Software-Entwicklung geht. Aber auch in Softwareprojekten müssen zu Beginn grundsätzliche Entscheidungen zur Architektur und Technologie sowie zu Grundfunktionen sicher gefällt werden. Im Wesentlichen kommt es darauf an, einen abgestimmten Projektprozess zwischen Vertrieb, Entwicklung und Management zu etablieren.

Unsere eigens entwickelte Projektmanagement-Software factro® bietet die Möglichkeit, genau das umzusetzen. Lernen Sie factro® jetzt kostenlos kennen.

Lesen Sie in Teil 2 wie Sie schädliches Multitasking bei Entwicklungsexperten vermeiden können


Wir unterstützen Sie gerne bei der Optimierung Ihrer Entwicklungsprozesse und bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

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Über den Autor Kerstin Zulechner
Kerstin Zulechner

leitet und gestaltet Projekte mit Blick für das Wesentliche. Organisationen verstehen und entwickeln? „Leidenschaftlich gern!“ Sie konzipiert fundiert als auch emotional verbindend.

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