Erfolgreiche Re-Zertifizierung durch konsequentes Projektmanagement

Begleitung eines Automobilzulieferers bei der Optimierung des Managementsystems. Durch systematische Projektarbeit wurde die Zielsetzung, die Re-Zertifizierung innerhalb von 90 Tagen zu erhalten, erreicht und die Basis für nachhaltige Verbesserung geschaffen.

Ausgangssituation und Ziel:

Ein Automobilzulieferer mit knapp 1.000 Mitarbeitern entwickelt und produziert Kunststoffteile und –komponenten an mehreren Standorten im Inland.

Vor dem Beginn des Beratungsprojektes wurde das jährliche Audit des Qualitätsmanagementsystems durch den Zertifizierungsdienstleister nur mit einer größeren Anzahl an Abweichungen absolviert. Das Unternehmen erhielt 90 Tage Zeit, wieder ein normkonformes QM-System herzustellen. Zahlreiche personelle Wechsel, interne organisatorische Veränderungen und laufenden Kundenprojekte erschwerten die systematische und nachhaltige Nachbereitung des Auditergebnisses und damit auch die Weiterentwicklung des QM-Systems.

Ziel des Beratungsprojektes war, das Qualitätswesen bei der Aufarbeitung der Auditfeststellungen zu unterstützen, um eine erfolgreiche QM-Systemrezertifizierung innerhalb von 90 Tagen zu erreichen und gleichzeitig das Managementsystem des Unternehmens nachhaltig weiter zu entwickeln.

Vorgehen:

  1. Die Feststellungen aller Audits des zurückliegenden Jahres wurden zusammengestellt und hinsichtlich des Bearbeitungsstandes analysiert
  2. Organisatorische Zuständigkeiten und Prozessverantwortliche wurden teilweise neu festgelegt
  3. Die Normenanforderungen wurden mit insbesondere den neuen Prozessverantwortlichen besprochen und Festlegungen hinsichtlich der Prozesse teilweise neu definiert, vereinbart und– wo erforderlich und angemessen – auch neu dokumentiert
  4. Die Aufgabenstellungen aufgrund der Auditergebnisse wurden in einer Projekt- und Aufgabenplanung erfasst, terminiert und verantwortlich zugewiesen. Die Projektplanung stand den Beteiligten (den Prozessverantwortlichen, dem QM-Systembeauftragten sowie der Geschäftsführung) jederzeit zur Überwachung und Abstimmung der Bearbeitungsstände zur Verfügung
  5. In wöchentlichen Arbeitsterminen und Projektbesprechungen wurden der Fortschritt und die Wirksamkeit der beschlossenen Maßnahmen überprüft sowie das interne Projektteam bei der Umsetzung unterstützt
  6. Die Mitarbeiter wurden in den teilweise neuen Prozessen und Arbeitsabläufen trainiert. Führungskräfte und Prozessverantwortliche erhielten ein Coaching im Themenfeld Prozesslenkung und Projektmanagement
  7. Die Koordination und Begleitung der Nachauditierung erfolgte wie geplant durch den firmeninternen QM-Systembeauftragten

Ergebnisse und Kundennutzen:

  • Zwei Wochen nach Projektstart waren die notwendigen Aufgabenstellungen und Maßnahmen für die erneute Systemzertifizierung definiert, terminiert und die Verantwortlichkeiten zugewiesen
  • Die relevanten Prozesse sowie deren Beschreibungen waren aktualisiert bzw. teilweise auch mit den Prozessverantwortlichen neu definiert worden und beinhalteten durchgängig In- und Outputs, Kenngrößen, Prozessbeteiligte und alle relevanten Prozess- bzw. wo erforderlich auch Arbeitsschritte
  • Der Bearbeitungsstand im Projekt war jederzeit für alle Beteiligten nachvollziehbar und motivierte jeden, die eigenen Aufgabenstellungen vereinbarungsgemäß zu bearbeiten
  • Durch projektbegleitende Schulungen und Coachings wurden die Mitarbeiter in der Lage versetzt, die Weiterentwicklung des QM-Systems eigenständig voranzutreiben
  • Die für die Zertifizierung erforderlichen Vorgaben und Ergebnisse lagen termingerecht vor und konnten durch die Verantwortlichen und Beteiligten nachvollziehbar erläutert werden
  • Die laufende Aktualisierung von Prozesskennzahlen und Bereitstellung von Managementinformationen wurde sichergestellt

Das Nachaudit wurde ohne Abweichung und damit erfolgreich absolviert.

 


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