Neurophysiologie spricht für ein IT-gestütztes Aufgabenmanagement

Es liegt in der Natur jedes Menschen, dass das Gehirn im Kurzzeitgedächtnis maximal 5 bis 9 Elemente gleichzeitig speichern kann. Dies führt dazu, dass man beim reinem "Merken" seiner ToDo's im Gedächtnis zwangsweise vorher gespeicherte Informationen wieder vergessen werden.

Zusätzlich werden einmalig gemerkte Aufgaben nur für eine sehr begrenzte Dauer abgespeichert und schnell wieder vergessen. Erhöht sich nun die Anzahl zu merkender ToDo’s deutlich, so entsteht automatisch Stress, weil das Risiko des Vergessens bewusst wird und somit die Angst zunimmt. Das ausgeschüttete Stresshormon wirkt sich wiederum negativ auf die Gedächtnisleistung aus. Ein Teufelskreis beginnt.

Der Informationsverlust steigt mit fortschreitendem zeitlichen Abstand. Dies wird anhand der Vergessenskurve sehr einfach verdeutlicht.

Vergessenskurve

Quelle: Wikipedia

Demnach vergisst das menschliche Gehirn nach 20 Minuten schon fast 40% der Information, nach einem Tag „weiss“ man nur noch 34% der am Vortag gespeicherten ToDo’s.

Auch versucht das Hirn aufgrund der begrenzten Kapazität, vermeintlich Unwichtiges zu löschen und wichtige Informationen durch bereits vorhandene Gehirnstrukturen zu verbinden (assoziieren).
Es ist also ab einer bestimmten Komplexität und Menge fast unmöglich, alle anstehenden Aufgaben fristgerecht zu bearbeiten, selbst wenn man für die reine Bearbeitung genügend Zeit hätte: Man scheitert bereits an seiner natürlichen internen Managementkapazität. Diese Erkenntnisse führen konsequenterweise dazu, dass es unbedingt notwendig ist, alle anstehenden Aufgaben außerhalb des eigenen Gehirns zu ordnen, zu priorisieren und auch den Fortschritt fortlaufend zu überwachen.

Die naheliegende Verwaltung auf Papier – sei es mit kleinen gelben Zetteln oder in Notizbüchern – ist zwar simpel, aber nicht zielführend.

Im Prinzip bildet sie nur die Mechanismen des menschlichen Gehirns mit allen seinen Schwächen nach und legt die Informationen unstrukturiert ab. Dies weiß jeder, der versucht, sich zu einem lange nicht gesehenen Gesicht den Namen ins Gedächtnis zu rufen: Die notwendige Assoziation ist oft nicht verfügbar oder in einer ganz anderen “Ecke” abgelegt. Manchmal fällt uns der Name dann in einem völlig anderen Zusammenhang wieder ein – zu spät.
Besser und deutlich leistungsfähiger sind Softwaretools, die es erlauben, alle erfassten Aufgaben, Informationen, Beschlüsse, Dokumente und Kontakte abzulegen wie sie anfallen, dabei zu strukturieren, flexibel zuzuordnen, miteinander zu verknüpfen, gezielt zu durchsuchen und selbst viel später noch präzise auszuwerten. Letztlich helfen sie uns, unsere ToDo’s so zu managen, dass wir jederzeit sowohl den Überblick behalten als auch aussagefähig zu Detailfragen sind. Die Entlastung im Geschäftsalltag ist deutlich spürbar.

www.factro.de

Quellen:

http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/GEDAECHTNIS/Vergessen-Ebbinghaus.shtml
http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/GEDAECHTNIS/ModelleSpeicher.shtml
http://www.focus.de/gesundheit/ratgeber/gehirn/news/merkfaehigkeit-stress-mindert-die-gedaechtnisleistung_aid_530326.html
http://de.wikipedia.org/wiki/Vergessenskurve


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Über den Autor Klaus Uhlmann
Klaus Uhlmann

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