Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen in einem Ingenieurbüro

Beratung eines Ingenieurbüros für technische Ausrüstung bei der Einführung einer eBusiness-Softwarelösung für das Aufgaben- und Projektmanagement und Projektcontrolling. Begleitende Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen – mit dem Ergebnis einer transparenteren und effizienteren Projektabwicklung.

Ausgangssituation und Ziel:

Das Ingenieurbüro wurde vor gut 35 Jahren gegründet und verfügt über knapp 30 Mitarbeiter an insgesamt 3 Standorten in Deutschland.

Das Unternehmen erbringt schwerpunktmäßig Dienstleistungen im Bereich Elektrotechnik in größeren Bauprojekten zur gewerblichen oder industriellen Nutzung sowie öffentlicher Bauten. Die Leistungen reichen von Planung und Entwurf der technischen Anlagen, über Mitwirkung bei der Vergabe von Gewerken bis zur Überwachung der Bauausführung.

Aufgrund eines fehlenden Standardvorgehens für die Bearbeitung von Kundenprojekten variierten auch die internen Abläufe in jedem Projekt sehr stark abhängig vom bearbeitenden Projektleiter. Einen Überblick über alle Projektstände ließ sich nur durch aufwändige, manuelle Aufarbeitung aller relevanten Informationen herstellen. Funktionierende Vertretungsregelungen fehlten teilweise. Die starke Einbindung in administrative und organisatorische Arbeiten hinderte die Projektleiter daran, eine größere Anzahl von Projekten zu leiten – und damit das Unternehmen, mehr Projekte erfolgreich zu realisieren.

Ziel des Beratungsprojektes war, die Prozessabläufe in Projekten robust, einheitlich und transparent zu installieren und bei den Projektleitern freie Kapazitäten für Mehrgeschäft zu schaffen.

Vorgehen:

  • Analyse und Abbildung des Ist-Zustandes der projektrelevanten Prozesse und der personenspezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Erarbeitung von Optimierungsmöglichkeiten im Rahmen der Projektarbeiten
  • Neudefinition von projektrelevanten Arbeitsabläufen inkl. Schnittstellen und Verantwortlichkeiten, einschließlich der Regelung von Kommunikation und Datenhaltung sowie -bereitstellung
  • Erarbeitung angemessener EDV-technischer Unterstützungsbedarfe und -möglichkeiten
  • Identifizierung, Einführung und Inbetriebnahme von Software zur Unterstützung der internen projektrelevanten Prozesse – von der Projektplanung / Kalkulation über die Realisierung inkl. Controlling bis hin zu Reporting / Nachkalkulation
  • Training der Projektleiter und -beteiligten Mitarbeiter in Themenfeld Projektmanagement und Arbeitsorganisation
  • Konsequentes Abgleichen der vereinbarten Maßnahmen und Ziele, bei regelmäßiger Reflektion mit den Beteiligten und der Geschäftsführung

Ergebnisse und Kundennutzen:

  • Standardisierte, dokumentierte und implementierte teil-automatisierte Abläufe bei allen projektbegleitenden Prozessen von der Projektplanung bis zur Nachkalkulation durch die durchgängige Nutzung des Aufgaben- und Projektmanagement-Tools
  • Unternehmensweite und durchgängige Transparenz hinsichtlich des Status der Projekte und Aufträge durch ständig verfügbare digitale Informationen
  • Reduzierung von Rückfragen und Unklarheiten in Projekten, d.h. schnelleres und wirtschaftlicheres Erreichen der Projektziele aufgrund von orts- und personenunabhängig zur Verfügung stehenden Informationen
  • Klare Rollen – und Aufgabenverteilung der Projektleiter und projektbeteiligten Mitarbeiter (einschließlich der Vertretungsregelung und -fähigkeit) durch strukturierte und individuell zugewiesene Aufgaben innerhalb des Projektmanagement-Tools und somit Minimierung von Informationslücken und Doppelarbeit
  • Entlastung insbesondere der Projektleiter von Routinetätigkeiten, einerseits durch Automatisierung von Abläufen, andererseits durch Delegieren von administrativen und organisatorischen Aufgaben

… damit wurden eine wirtschaftlichere Abwicklung von Projekten erreicht und gleichzeitig Kapazitäten bei Projektleitern geschaffen, die für die Realisierung von Neugeschäft genutzt werden konnten.


 

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