„So organisieren wir unser Projekt-Geschäft“

Kostuj Metallbau stellt Geländer, Vordächer, Trennwände, Balkone und Überdachungen aus Stahl und Edelstahl her und ist seit 20 Jahren im Geschäft.

Erfahrungsbericht eines Metallbau-Unternehmens

Als einer der Geschäftsführer eines typischen mittelständischen Betriebs mit 25 Mitarbeitern sah Christian Barz die Notwendigkeit, die Abläufe im Haus auf eine neue Stufe zu heben:

„Die Kundenwünsche sind individuell und immer anders. Und trotzdem war es für die weitere Entwicklung unseres Betriebs enorm wichtig, die Abläufe so zu standardisieren, dass der Laden auch läuft, wenn mein Geschäftsführungskollege oder ich einmal nicht vor Ort sind.“

Transparenter und nachvollziehbarer Auftragsprozess

Das tägliche, zeitaufwändige jonglieren der Prioritäten und Abarbeitungsreihenfolgen in jedem Bereich sollte einem transparenten und für alle Beteiligten nachvollziehbaren Auftragsprozess weichen. „Es ist uns gelungen, die einzelnen Schritte im Auftragsprozess für alle Beteiligten transparent darzustellen. Und siehe da: die organisatorischen Tätigkeiten, die notwendig sind für eine fehlerfreie Bearbeitung, unterscheiden sich gar nicht groß von Auftrag zu Auftrag“ berichtet Christian Barz.

Vorlage mit Aufgaben, Checklisten und Musterdokumenten

Mit Unterstützung der SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG wurde in factro eine Vorlage geschaffen, die die konkreten Aufgaben und Checklisten von der Auftragssichtung und Klärung, über die Konstruktion und ggf. Statikerstellung bis zur Montageplanung und einem korrekten Auftragsabschluss enthält. factro ist ein einfach zu bedienendes Tool für projektbezogenes Aufgabenmanagement.

Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurden die Übergänge zwischen den Bereichen und die Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und – wo sinnvoll – direkt Musterdokumente z.B. zur Gefährdungsbeurteilung oder Abnahmeprotokolle an die entsprechenden Aufgaben angehängt.

Anlage des Auftrags in wenigen Minuten erledigt

Diese Vorlage wird bei jedem gewonnenen Auftrag herangezogen, die Aufgaben ggf. angepasst und anschließend an die Ausführenden im Unternehmen mit Termin und Priorität verteilt. Barz ist begeistert:

„Wenn ich die Terminschiene mit dem Kunden abgesprochen habe, ist für mich die Anlage des Auftrags in factro und die Verteilung der Aufgaben in wenigen Minuten erledigt. Die Mitarbeiter sehen dann auf ihrem Bildschirm genau, was für sie in welcher Reihenfolge ansteht. Das spart mir enorm viel Koordinations-Zeit – und alle haben sofort den aktuellen Stand!“

Mehr Transparenz, Sicherheit und Qualität dank factro

Daneben wird factro auch für alle Aufgaben und wiederkehrenden Themen im Verwaltungsbereich genutzt, zum Beispiel für die Überwachung von Anforderungen, die sich aus der Herstellerqualifikation nach DIN EN 1090 ergeben.

Das Fazit von Chrisian Barz: „Wir haben in allen diesen Bereichen mit factro an Transparenz, Sicherheit und Qualität gewonnen! factro wurde von unseren Mitarbeitern uneingeschränkt angenommen. Das liegt daran, dass es leicht zu bedienen ist und sicher auch daran, dass wir die notwendigen Abläufe gemeinsam gestaltet haben. Das war zwar ein einmaliger Aufwand, aber der – hat sich gelohnt!“.


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Über den Autor Kerstin Zulechner
Kerstin Zulechner

leitet und gestaltet Projekte mit Blick für das Wesentliche. Organisationen verstehen und entwickeln? „Leidenschaftlich gern!“ Sie konzipiert fundiert als auch emotional verbindend.

"Projektmanagement"
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