Weiterentwicklung des Managementsystems eines Bildungsträgers

Unterstützung eines überregional agierenden Weiterbildungsanbieters auf dem Weg zu einer Bildungsträger-spezifischen Zertifizierung. Als Ergebnis wurden effizientere Prozesse definiert und implementiert sowie die erforderliche Träger- und Maßnahmenzertifizierung zur Durchführung öffentlich geförderter Aus- und Weiterbildungen erlangt.

Ausgangssituation und Ziel:

Ein Interessenvertreter der gewerblichen Wirtschaft mit knapp 50.000 Mitgliedern bietet an 4 Standorten ein breites Spektrum von Bildungsmaßnahmen wie Seminare, Lehrgänge und Berufsausbildungen im Rahmen der beruflichen Aus- und Weiterbildung an.

Das Unternehmen besaß bereits ein internes Qualitätsmanagementsystem und strebte nun eine Bildungsträger-typische Zertifizierung an, um zukünftig öffentlich geförderte bzw. anerkannte Bildungsmaßnahmen durchführen zu können.

Ziel des Auftrags war es, die Organisation bei der Weiterentwicklung ihres Qualitätsmanagementsystems zu unterstützen. Hierbei sollten die Anforderungen für die Träger- und Maßnahmenzertifizierung gemäß der damaligen AZWV (heute AZAV Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) integriert werden und die Zertifizierung durch eine fachkundige Stelle erfolgen.

Vorgehen:

  1. Die Erfordernisse für ein ISO9001- und AZWV-konformes System wurden zusammen mit der Bereichsleitung und dem Beauftragten für das QM-System definiert
  2. Es erfolgte eine Bestandaufnahme hinsichtlich vorhandener Prozessdefinitionen, Abläufe und unterstützender Technik in den Abteilungen. Begleitend wurden Informationen über Ablaufstörungen und mögliche Verbesserungen gesammelt
  3. Neu zu implementierende sowie zu modifizierende Abläufe (insbes. aufgrund der AZWV-Richtlinien) wurden identifiziert und Aufgaben zur Einführung oder Optimierung der Prozesse geplant und umgesetzt Prozess-Verantwortlichkeiten wurden teilweise neu zugeordnet
  4. Das interne Projektteam wurde währen der Weiterentwicklung des Managementsystems durch Beratung, Coaching und begleitende Workshops unterstützt
  5. Schulung des Managementsystembeauftragten zur Durchführung von internen Audits entsprechend den Anforderungen für die Träger- und Maßnahmenzertifizierung
  6. Die (wenigen) Feststellungen aus dem Internen Audit wurden ergänzend in die Projekt- und Aufgabenplanung aufgenommen und bis zum Zertifizierungsaudit bearbeitet
  7. In dieser Phase wurden plangemäß die Umfänge der beratenden Unterstützung reduziert. Das weitere Projektcontrolling, der interne Projekt-Support und die Koordination der (kurzfristig folgenden) Systemzertifizierung wurden intern durch den Qualitätsmanagementbeauftragten und ein Mitglied der Geschäftsleitung übernommen

Ergebnisse und Kundennutzen:

  • Die neu definierten Abläufe stellten auch in Vertretungsfällen sicher, dass die erforderlichen Vorgehensweisen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Aus- und Weiterbildungen zuverlässig umgesetzt wurden
  • Die definierten und überwachten Prozess-Kennzahlen ermöglichten es der Geschäftsführung, die Grade der Zielerreichung, bspw. bzgl. des Ausbildungserfolges durchgängiger festzustellen
  • Die Qualität der Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen wurde durch eine durchgängige und objektivere Bewertung der Dozenten sowie ein neues Zulassungsverfahren verbessert
  • Durch die Verpflichtung zur fortwährenden Aktualisierung der Ausbildungsinhalte und -methoden ergaben sich für die Teilnehmer zeitgemäße und interessante Veranstaltungen

Die erfolgreiche Zertifizierung (sowohl ISO 9001 als auch AZWV-Richtlinien) stellte die Zukunft als Bildungsträger der Wirtschaft in der Region mit einem breiten Aus-und Weiterbildungsprogramm sicher.

 


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